Por Gary Reichert
Ha llegado el otoño. Eso significa que es hora de la temporada de ferias comerciales relacionadas con la construcción. La mayoría de los grandes espectáculos tradicionalmente caen en el tercer o cuarto trimestre para evitar la temporada de construcción activa. Ha sido un año interesante para los eventos en general; la asistencia suele ser baja y las organizaciones que los organizan tienen dificultades para planificar porque la situación puede cambiar en un día. Esto crea desafíos para la gerencia, los expositores y los asistentes.
Hasta que el mundo vuelva a la normalidad, le recomiendo que tenga una forma de comunicarse con la gerencia del espectáculo. Hemos tenido que posponer dos shows. Una de nuestras mayores preocupaciones era notificar a los posibles asistentes. Los espectáculos tienen información de contacto para expositores y asistentes que se registran previamente. Si las fechas cambian y te has registrado con anticipación, debes ser notificado del cambio.
Si planea asistir y pagar en la puerta, el espectáculo no tiene forma de saberlo; no pueden contactarte. La publicidad impresa y en la mayoría de los medios se coloca y no se puede cambiar aproximadamente un mes antes de recibirla. Si hay cambios en los requisitos de máscara o cierres en las semanas anteriores al espectáculo, es posible que no se refleje en la publicidad.
Con el panorama actual que cambia rápidamente, el registro previo es más importante que nunca. Mandatos y requisitos sociales brinda al espectáculo un motivo y la información necesaria para notificarle los cambios.
No debería tener que preocuparse por el pago del espectáculo. Exhibir o asistir a una feria es un prepago por un servicio. Si no se proporciona el servicio, un programa de confianza le reembolsará el 100% de su dinero. En la mayoría de los estados, quedarse con el dinero de los servicios que no pudo proporcionar es ilegal. En todos los casos es poco ético.
Como con la mayoría de las cosas, el primer paso en su proceso de planificación es establecer objetivos claros. ¿Por qué vas al espectáculo? ¿Cómo juzgará el resultado? Lo ideal es que tuvieras objetivos antes de llegar. Los objetivos son importantes a la hora de elegir a qué espectáculo asistir.
Encuentre el 'espectáculo correcto'
Las empresas asisten a los espectáculos por diferentes motivos. Define tus razones.
• ¿Está buscando nuevos productos u oportunidades comerciales, o diferentes fuentes para los productos que ya usa?
• ¿Está buscando educación continua o capacitación para usted o su tripulación?
• ¿Está buscando establecer contactos entre pares?
• ¿Por qué vas al espectáculo?
Determinar lo que quiere obtener al asistir a un espectáculo ayudará a determinar a qué espectáculos debe asistir. Esto afectará el tipo de espectáculo, el tamaño del espectáculo y la ubicación, pero el tamaño y la naturaleza de su negocio también afectan el tipo de espectáculo que satisfará sus necesidades.
Si usted es un pequeño contratista que busca nuevas fuentes de materiales de construcción, debería buscar pequeños espectáculos. Los espectáculos nacionales tendrán fabricantes, pero la mayoría de los fabricantes no están preparados para vender en lotes pequeños. Si puede comprar en paletas, contenedores o camiones, hable con el fabricante. Si compra en cantidades relativamente pequeñas, puede tener mejor suerte en ferias más pequeñas o regionales.
Si está buscando créditos de educación continua, capacitación de tripulación o certificaciones, busque espectáculos nacionales. Muchos espectáculos nacionales están asociados con asociaciones comerciales y ponen énfasis en la educación.
Lo que los asistentes deben y no deben hacer
Has encontrado un espectáculo, el sol brilla, tu viaje va perfecto y llegas al espectáculo. ¿Cómo hace que la feria sea un éxito para usted y su empresa?
Aquí hay cinco formas de hacer que el programa sea un éxito para usted, además de cinco escollos que debe evitar.
Principales factores de éxito
#1 Concéntrese en sus metas.
Una de las palabras de moda actuales en la industria de eventos es la experiencia del usuario. Hora feliz, oradores principales, paneles, concursos y una serie de eventos diseñados para que el evento sea divertido. Aprovéchalos todos y diviértete. Pero, complete sus objetivos primero. Si está allí para encontrar proveedores, trabaje primero en el piso de exhibición. Tu programa puede ser una victoria si te pierdes una hora feliz; no puede ser una victoria si no cumple con sus razones para ir.
#2 Trabaje en el piso de exhibición.
En las ferias nacionales a menudo hay demasiados expositores para ver en un solo día. Si alguno de sus objetivos incluye expositores, haga una lista antes de ir. Estos serían los expositores con más probabilidades de ofrecer el producto o servicio que desea. Véalos primero. Si puede, intente programar citas antes del espectáculo. El primer día de un espectáculo es el día más ocupado. Es posible que tenga más éxito al prospectar el primer día y programar un horario para reunirse más tarde. El último día de un espectáculo suele ser lento. Use el Día 1 como una presentación rápida y un día de calificación, luego programe las citas para un momento más lento en el que tendrá toda la atención del representante.
#3 Sé observador y prepárate para oportunidades en lugares extraños.
La mayoría de los espectáculos tienen insignias impresas. Por lo general, tienen el nombre de la empresa, el nombre de la persona y si es expositor, presentador o asistente. No importa cuál sea tu objetivo, necesitas un discurso de ascensor. Debe comunicar por qué la persona debería estar interesada en usted en 15 segundos (cuánto tiempo tiene entre pisos en un ascensor). También necesita una forma de proporcionarles información, o intercambiar información, para que puedan hacer un seguimiento. Esto significa tener SIEMPRE un bolígrafo y tarjetas de visita. También me aseguro de que nuestras tarjetas de presentación estén en blanco en la parte posterior para que pueda agregar notas. Si la persona no ofrece una tarjeta propia, puede escribir "Bob de XYZ Fasteners" en el reverso de una de sus tarjetas y le ayudará a hacer un seguimiento.
#4 Tenga un discurso de 10 segundos de "¿Por qué soy un gran problema?".
Lo mejor de las ferias comerciales es que condensan un mes de personas, negocios y oportunidades en unos pocos días. Esto es cierto para los presentadores y expositores, así como para los asistentes. Cuando se reúna con nuevos contactos, debe poder comunicar quién y qué es de manera sucinta. Un vendedor que trabaja en un puesto está buscando clientes existentes y futuros clientes potenciales. Si no lo ven como un prospecto viable y aparece un cliente existente, es perfectamente natural y razonable que encuentren una manera de seguir adelante. Si eres un cliente potencial legítimo, agradecerán conocerte y dedicarte el tiempo que te mereces. Si solo está disfrutando de la brisa, tenga la cortesía de permitirles hacer su trabajo y seguir adelante si está ocupado.
#5 Estar al tanto del horario.
Ciertos momentos están ocupados y otros son más lentos. Con las ferias comerciales hay un patrón. Piensa en el patrón y utilízalo a tu favor. Cuando el espectáculo se abre por primera vez, se produce una gran afluencia de tráfico. El noventa por ciento de los asistentes comienzan en la parte delantera del piso de exhibición. Si tiene una lista activa de expositores, comience con los que se encuentran en la parte posterior del piso de exhibición y muévase hacia el frente al final del día.
El primer día del espectáculo es el más ocupado y el último es el más lento. Los asistentes dejan el piso tarde en el día. A menudo, la primera hora del espectáculo es lenta en los días posteriores a los eventos sociales. Aproveche el flujo y reflujo natural.
Top 5 Trampas para evitar
#1 Problemas de viaje.
Hace poco me perdí una feria comercial debido a problemas de vuelo. Esa es una parte normal de los viajes, especialmente a la luz de la escasez de trabajadores y Covid. Spirit Airlines canceló mi vuelo de ida dos veces, así que opté por no ir porque me habría perdido las citas que tenía programadas durante el viaje de un día. El hotel me cobró una noche porque no cancelé con 24 horas de anticipación. Sobre todo porque los vuelos no se cancelaron con 24 horas de antelación. El servicio de atención al cliente de la aerolínea es pésimo y después de un mes no he recibido ningún reembolso por ninguno de los tramos del vuelo. Aparte de decir cosas desagradables sobre Spirit, hay un punto. Considere un seguro de viaje si proporciona un reembolso. El seguro de viaje le brinda un contacto dedicado cuando surgen desafíos y puede valer la pena.
#2 Un contacto no te sigue.
Planee hacer un seguimiento con todos los que son valiosos después del espectáculo. A menudo, esperar a que un vendedor lo persiga puede ser una estrategia de negociación, pero en una feria es probable que resulte contraproducente. En los viejos tiempos, los vendedores revisaban las tarjetas de presentación recolectadas al final del día. Si fueran valiosos, habría una breve nota. A menudo sólo una tarjeta. Cuando ven a 100 personas en un día, no es razonable suponer que recordarán cada detalle de cada persona. Si están relacionados con sus objetivos, obtenga información de contacto para que pueda hacer un seguimiento con una llamada o correo electrónico después del espectáculo. Muchos espectáculos se están alejando de los poseedores de insignias. El mío suele contener mis tarjetas, las tarjetas de las personas con las que hablé y un bolígrafo. Si el contacto es importante, tome el control y obtenga lo que necesita para hacer un seguimiento.
#3 Tarjetas de presentación perdidas o
Información del contacto.
Las ferias comerciales tienen muchas partes móviles. La gente colecciona tarjetas, literatura, botín y una avalancha de impresiones. Asegúrate de ordenar y categorizar todo mientras esté fresco en tu mente. Recordarás la conversación durante unas horas. Si espero una semana, puedo garantizar que olvidaré el nombre de la persona y lo que discutimos. Escriba un informe de seguimiento para usted todas las noches. Si tiene un teléfono celular, tome fotografías de cada tarjeta de presentación. Las tarjetas se extravían con facilidad o se atascan dentro de folletos o revistas gratuitas y se desechan.
#4 Llevar 30 libras de revistas y literatura que simplemente tirarás.
Los espectáculos son excelentes para los vertederos. Los bolsos de mano o mochilas son uno de los artículos de botín más populares. A menos que esté exhibiendo, no traiga literatura. Como alguien que ha estado en stands de ferias comerciales, puedo decirle con certeza que cualquier folleto en papel que les dé no llegará a casa. La persona también se resistirá a decirle que lo tiró. Si tiene información que necesita comunicar, haga un seguimiento y envíela después. Luego lo reciben y tendrán tiempo para revisarlo.
#5 Ser expulsado del espectáculo.
Sea considerado y no trate de vender cosas en el piso de la sala de exhibición a menos que exhiba. La creación de redes es genial. Presentarse es genial. Las empresas que exponen están para vender. Es por eso que pagaron por el stand y apoyaron el espectáculo.
Algunas empresas no pueden o no quieren exhibir, pero todos pueden ser considerados. Si es uno de nuestros espectáculos y está vendiendo como asistente (no como expositor), se le pedirá que se detenga. Por favor, no se ponga a sí mismo ni al personal del espectáculo en una posición incómoda.
Hay muchos pros y contras para las ferias comerciales. La única línea para resumir muchas divagaciones es: elija el programa adecuado para usted y recuerde por qué está allí. Más allá de eso, todo es mecánica.
Espero verte en el piso de la sala de exposiciones. RF
