Door Phillip M. Perry
De Biden-administratie vaardigt nieuwe OSHA-voorschriften uit en voert de handhaving op om de veiligheid op de werkplek te waarborgen. Als reactie hierop passen bedrijven hun operaties en sanitaire procedures aan om het personeel te beschermen tegen ongevallen en Covid-infecties. Een recent OSHA-advies beschrijft stappen om het risico op overtredingen te verminderen.
Rollformers die kostbare OSHA-citaten proberen te vermijden, worden geconfronteerd met nieuwe uitdagingen in de vorm van verhoogde handhavingsactiviteiten en grotere aansprakelijkheid voor Covid-infecties op de werkplek. Nu federale, staats- en lokale overheden de regelgeving aanscherpen, kunnen meer operators in de metaalconstructiesector hun winkels opnieuw uitrusten om naleving van strengere mandaten te garanderen.
"Ik denk dat je onder de regering-Biden veel agressievere OSHA-handhaving zult zien", zegt voormalig OSHA-hoofd Edwin G. Foulke, Jr., nu een partner in het Atlanta-kantoor van Fisher & Phillips (fisherphillips.com). Hij beschouwt een presidentieel uitvoerend bevel van januari, "Bescherming van de gezondheid en veiligheid van werknemers", en nieuwe OSHA-richtlijnen die in maart zijn uitgegeven, als leidende indicatoren van een robuuster regelgevend enthousiasme. Algemeen wordt verwacht dat het bureau dit jaar nieuwe arbeidsreglementen zal uitvaardigen onder een zogenaamde "tijdelijke noodnorm".
De nieuwe federale houding kan ook een groter OSHA-toezichtspersoneel omvatten. "De regering van Biden zegt het aantal inspecteurs te willen verdubbelen", zegt William K. Principe, partner in het Atlanta-kantoor van Constangy, Brooks, Smith & Prophete (constangy.com). “Hoewel we niet weten of ze er zoveel zullen aannemen, is het redelijk om aan te nemen dat er enige toename zal zijn. Tijdens de laatste regering werden vacatures niet altijd ingevuld, dus OSHA kwam uiteindelijk onder het aantal federale inspecteurs dat al heel lang bestond.”
Meer inspecteurs betekent meer laarzen op de grond. OSHA-waarnemers verwachten een toename van het aantal inspecties, samen met meer citaten en hogere straffen. En dit alles komt op een moment dat Covid zijn eigen lastige problemen opwerpt. "De pandemie, met zijn strengere veiligheidseisen, heeft het risico op OSHA-schendingen vergroot", zegt Gary Heppner, een in Californië gevestigde onafhankelijke OSHA-veiligheidsadviseur (riskmanagementaudits.com). Hij voegde eraan toe dat inspecteurs nauwlettend zullen kijken naar hoe bedrijven personeel uit elkaar plaatsen, maskers verplicht stellen en de werkomgeving schoonmaken.
Gerichte bouw
Naar verwachting zal OSHA steeds meer aandacht besteden aan bouwplaatsen. "Het vallen in constructies is een van de meest voorkomende oorzaken van letsel of dodelijke afloop op de werkplek", zegt Mark D. Norton, directeur van Norton Safety Services, Tucson, AZ. "Daarom heeft OSHA de neiging om de inspectieactiviteiten op dat gebied te concentreren."
Waarnemers noemen een toestroom van nieuwe werknemers als een belangrijke reden voor de piek in ongevallen. "In de economische neergang van 2007 en 2008 verlieten veel werknemers de bouwsector", zegt Norton. “Toen de economie aantrok, werden mensen aangenomen zonder hetzelfde niveau van ervaring en kennis. Minder geschoolde arbeiders en een toenemende vraag naar de bouw is een recept voor meer ongevallen.”
OSHA is ook meer geïnteresseerd in machinewerkplaatsen, een andere omgeving met hoge ongevallencijfers, aldus Heppner. Hier heeft Covid een effect: van werknemers, die al lang een veiligheidsbril moesten dragen tijdens het bedienen van bepaalde apparatuur, wordt nu verwacht dat ze gelaatsschermen gebruiken en gepaste afstand tot anderen bewaren. Dat kan moeilijk zijn in beperkte omgevingen waar mensen dicht bij elkaar werken. Elke resulterende laksheid in veiligheidsoverwegingen kan leiden tot ziekten en OSHA-citaten. Hoewel rolvormers in landelijke gebieden misschien niet in dezelfde mate worden gecontroleerd als stedelijke operators, lopen ze nog steeds het risico dat klachten van werknemers worden ingediend bij OSHA.
OSHA-mandaten
De meeste werkgevers willen dat hun werknemers veilig en gezond zijn. En gezien het hogere OSHA-profiel, zullen bedrijven een speciale inspanning leveren om te voldoen aan staats- en federale normen. Dat betekent dat u moet voldoen aan de "General Duty Clause" van de Occupational Safety and Health Act, die vereist dat werkplekken "vrij zijn van erkende gevaren die de dood of ernstig lichamelijk letsel van werknemers veroorzaken of waarschijnlijk zullen veroorzaken".
Hoewel het onnauwkeurige karakter van de algemene plichtsclausule werkgevers de ruimte geeft om rekening te houden met wisselende lokale omstandigheden, laat het inspecteurs ook voldoende ruimte om onverwachte overtredingen op te sporen. Door het ontbreken van specifieke richtlijnen heeft OSHA eerder dit jaar een uitgebreid richtsnoer uitgebracht. "Bescherming van werknemers: richtlijnen voor het verminderen en voorkomen van de verspreiding van COVID-19 op de werkplek" geeft een overzicht van de stappen die werkgevers kunnen nemen om mogelijke verspreiding te verminderen. (Bedrijven hebben toegang tot het document op osha.gov/coronavirus).
Hoewel de nieuwe richtlijnen adviserend van aard zijn, verwachten OSHA-waarnemers binnenkort specifieke regelgeving. "OSHA zal waarschijnlijk een tijdelijke noodnorm voor werkplekken uitvaardigen", zegt Foulke. Deze norm zal kracht van wet hebben en werkgevers zullen worden beboet voor niet-naleving van de voorwaarden.
Hoe streng zullen de regels zijn? Dat valt nog te bezien. "De tijdelijke noodnorm zal naar verwachting niet zo werkgeversavers zijn als de OSHA-regelgeving in Californië, maar zal waarschijnlijk lijken op de Virginia-norm, die de CDC-richtlijnen volgt", zegt Foulke. Werkgevers zullen waarschijnlijk worden verplicht om risicobeoordelingen op de werkplek uit te voeren en schriftelijke Covid-gerelateerde actieplannen bij te houden, met inbegrip van sociale afstand, maskers, sanitaire voorzieningen en training.
"Eén ding dat ik denk dat je tijdens de Biden-administratie zult zien, is een focus op aandoeningen van het bewegingsapparaat (ergonomie, repetitieve bewegingen, tillen) en brandbaar stof", voegt Foulke toe. "Ook denk ik dat OSHA ergens dit jaar weer zal eisen dat meer dan 250 werkgevers in bepaalde sectoren niet alleen 300A-samenvattingen indienen, maar ook de 300 logs en de formulieren voor het eerste rapport van letsel."
Werkgeversorganisaties zullen waarschijnlijk omslachtige OSHA-regels procederen. "Bedrijfsverenigingen zijn in het verleden succesvol geweest in het verkrijgen van dwangbevelen tegen OSHA-regelgeving die buiten de jurisdictie van het agentschap of overdreven belastend werden geacht", merkt Douglas E. Witte op, die bedrijven vertegenwoordigt in arbeids- en arbeidsrechtkwesties bij het in Madison, Wisc. gevestigde Boardman & Clark (boardmanclark.com). “Soms wordt de regelgeving aangepast, of gewoon een jaar of langer uitgesteld.”
Werkgerelateerde ziekte
Als een medewerker Covid krijgt en werktijd mist of naar het ziekenhuis gaat, is de ziekte dan werkgerelateerd? Het antwoord is vaak minder duidelijk. "Tot nu toe heeft OSHA niet te veel druk uitgeoefend op werkgevers die beweren dat COVID-19-infecties buiten de werkplek hebben plaatsgevonden", zegt Witte. Werkgevers werken volgens vrij liberale normen, dankzij OSHA-richtlijnen die in het voorjaar van 2020 zijn uitgegeven en waarmee Covid-ziekten als niet-werkgerelateerd konden worden gecategoriseerd als een "alternatieve verklaring" de infecties zou kunnen verklaren.
Helaas is de term "alternatieve uitleg" vaag en geeft OSHA geen voorbeelden. "De richtlijnen worden door sommigen geïnterpreteerd als een aanwijzing dat als de werkgever kan wijzen op enige blootstelling buiten de werkplek, de zaak als niet werkgerelateerd kan worden beschouwd", zegt Principe. Anderen nemen zelfs het standpunt in dat, omdat Covid overal verspreid wordt, een infectie niet werkgerelateerd is, tenzij de werknemer voortdurend in zijn eigen auto heeft gependeld, in zijn eigen huis is gebleven en niet naar een supermarkt is gegaan of contact heeft gehad met het publiek in hoe dan ook.
Dat soort liberale interpretatie gaat echter aan de rand van rechtvaardigheid. "Ik denk dat je meer concreet bewijs nodig hebt dat de werknemer buiten zijn werk is blootgesteld aan een besmette persoon", waarschuwt Principe. "Misschien hebben hun partner, kinderen of mensen met wie ze omgingen Covid, of misschien hebben ze een superverspreidend evenement bijgewoond." Foutieve categorisaties kunnen kostbaar zijn. "OSHA geeft citaten uit aan werkgevers die gevallen niet goed registreren of rapporteren", zegt Principe. "Het bureau wordt vaak getipt door klokkenluiders, of ze krijgen bericht over infecties via ziekenhuizen of volksgezondheidsafdelingen." Sancties voor ernstige overtredingen beginnen bij $ 13,653, hoewel het bedrag soms wordt verlaagd in geval van goede trouw. Citaten voor opzettelijke of herhaalde problemen beginnen bij $ 136,532.
Het is zeker niet nodig om gevallen vast te leggen die duidelijk niet werkgerelateerd zijn. Hoewel een werkgever dit kan doen uit angst voor een citaat, kan te inclusief zijn averechts werken. "Overrapportage kan leiden tot een OSHA-inspectie wanneer de gegevens uit de logboeken van een werkgever worden ingevoerd in hun 300A-samenvattingen", zegt Foulke. “Die zijn niet alleen beschikbaar voor beoordeling door OSHA, maar ook voor advocaten van eisers en gemeenschapsactivisten zoals Common Cause. Scheve cijfers kunnen van invloed zijn op het vermogen van een bedrijf om toekomstig werk van klanten te krijgen."
Dus hoe zit het met die gevallen die in een grijs gebied vallen? “Mijn advies aan werkgevers is om bij twijfel de gebeurtenis vast te leggen of te melden”, zegt Principe. “Je kunt altijd de feiten uitleggen door te zeggen dat je niet gelooft dat het werkgerelateerd is om de volgende redenen, maar dat je de zaak opneemt uit een overvloed aan voorzichtigheid. Dit zal je beschermen tegen een citaat.”
Veel OSHA-waarnemers zijn van mening dat de Biden-administratie de criteria zal aanscherpen, waardoor wordt vastgesteld dat er meer infecties zijn opgetreden in de zakelijke omgeving. Er kan een terugkeer zijn naar eerdere CDC-richtlijnen die oplegden dat een ziekte als werkgerelateerd moest worden aangemerkt als de werknemer zich gedurende in totaal ten minste 15 minuten binnen een straal van anderhalve meter van een andere Covid-geïnfecteerde werknemer had bevonden. "Het bureau kan infecties gaan opsporen tot werkgeversfaciliteiten als ze dat kunnen doen en de verandering ondersteunen door te beweren dat ze de verspreiding van Covid proberen te stoppen", zegt Principe.
Hulp zoeken
Hoewel het vooruitzicht van een OSHA-inspectie en citaten elke metaalfabrikant kan storen, kan het federale agentschap ook nuttig zijn. "Veel bedrijven zijn van mening dat elke interactie met OSHA negatief is", zegt Norton. "Ze realiseren zich niet dat OSHA ook adviesdiensten biedt op zowel federaal als staatsniveau."
Op verzoek van de werkgever, zegt Norton, zal OSHA de machinewerkplaats inspecteren op probleemgebieden. Hoewel er geen kosten in rekening worden gebracht voor de service, moet de werkgever akkoord gaan met het oplossen van wat OSHA vindt. "Het is allemaal vertrouwelijk, dus niets dat door de inspecteurs wordt ontdekt, wordt gedeeld met de nalevingskant."
Die proactieve aanpak kan dure citaten achteraf voorkomen. "Het is erg belangrijk om de juiste stappen te nemen om het risico op infectie op de werkplek te verminderen", zegt Principe. “Zo voorkom je dat werknemers ziek worden en de werkgever uit de problemen. Ik moedig bedrijven aan om de OSHA- en CDC-websites regelmatig te volgen. Weet wat de aanbevelingen zijn. Als OSHA dan aan de deur verschijnt, is alles in orde.” RF
