Aumente su rentabilidad con estas soluciones de gestión de inventario

Por Sharon Thatcher

Una de las formas más efectivas de mejorar su rentabilidad es mejorar su gestión de inventario. Originalmente, la única opción para saber cuánto de lo que estaba recibiendo, produciendo y enviando era a través de contabilidad de lápiz y papel de baja tecnología. Si bien hay empresas que todavía operan a este nivel, la demanda de productos que choca con la escasez de trabajadores está empujando a muchos formadores de rodillos en la dirección de nuevas ideas para crecer y prosperar. Tres opciones que están demostrando ser populares entre las perfiladoras de construcción incluyen mejoras en el control de la máquina; actualizaciones de software; y adquisiciones en línea.

#1
Control de maquina
Actualizaciones

Aunque la gestión de inventario comienza antes de la producción, la fase de producción es a menudo donde se concentra el enfoque principal. Por esa razón, una actualización del control de la máquina del mercado secundario se considera con frecuencia una solución de primer paso. Hay dos jugadores principales en ese espacio para laminadoras de construcción metálica: Beck Automation, que ofrece su sistema Connex, y AMS Controls con su sistema Eclipse.

Zach Beck, en ventas y marketing de Beck Automation (www.beckautomation.com; parte de The Bradbury Group), dice que hay una tendencia notable hacia las actualizaciones de control, y por razones legítimas. La primera se debe a los avances ofrecidos.

“Aunque algunas personas comprarán una máquina nueva e instalarán nuestro controlador de inmediato, generalmente lo que hacemos son actualizaciones”, explica Beck. “Tal vez alguien tiene una máquina vieja pero todavía hace un buen producto. Quieren saber qué pueden hacer para mejorar la eficiencia de la máquina y qué pueden hacer para agilizar su proceso”.

El controlador transforma la formadora de rollos de una máquina con controles simples de encendido y apagado a una máquina inteligente computarizada, mejorando su capacidad para medir y rastrear con precisión el uso de la bobina.

“Cualquier cosa que suceda mientras esa bobina esté conectada a esa máquina, se rastreará hasta esa bobina”, señala Beck. “Por ejemplo, si produzco buen material con esta bobina, dirá que produje buen material con esta bobina. Si produje chatarra, dice que produjo chatarra”.

Tener esa información es poderoso, ya que le permite al propietario concentrarse en los problemas que se pueden corregir.

“Existen múltiples razones por las que se genera chatarra”, dice Beck. “Podría haber daños en el montacargas, o tal vez había mala pintura u otra imperfección en la bobina. Por ejemplo, cómo o dónde se almacenó la bobina. El beneficio del seguimiento es que ahora hay cosas que puedo hacer para mejorar mi inventario. Puedo cambiar la forma en que almaceno mi bobina, cómo cargo la bobina en mi máquina, o tal vez cambie mi proveedor para obtener una bobina de mejor calidad y mejorar mi producto final”.

Beck ofrece un escenario común de cómo funciona el controlador en el trabajo para evitar errores. “Un cargador carga una bobina en una máquina e ingresa la información de la bobina en el controlador manualmente o mediante un escaneo de código de barras en la bobina. Cuando ese operador presiona 'inicio de línea', podemos buscar en Connex y verificar el material de la bobina: por ejemplo, tengo el lote No. 123, el color de la bobina es rojo, es de calibre 29, tiene 43 pulgadas de ancho. Observamos el pedido y vemos qué material se supone que debe asignarse a ese trabajo. Si esos dos no coinciden, podemos decirle al operador, 'no, cargó el material equivocado'. Y al hacer eso, evitará procesar demasiada chatarra y desperdiciar material”.

Tres niveles de control

Aunque los controles de máquinas adicionales ofrecen un paso importante en la automatización, es solo el comienzo. Si bien el software integrado en el control está dedicado exclusivamente al uso de la máquina, hay disponibles actualizaciones de software auxiliar adicionales que ofrecen a los propietarios de las máquinas un control de gestión aún mayor. El paso 2 incluye la instalación de software que puede rastrear la información de la bobina cuando la bobina está fuera de la máquina, como el metraje inicial y el metraje restante.

Al explicar los beneficios del Paso 2, Beck dice: “La administración de su inventario tiene realmente dos aspectos: ¿qué tengo en el inventario y para qué podría usar ese material? ¿Hice funcionar esta bobina en este trabajo? O si un cliente llama y dice que tuvo un problema, un reclamo de garantía, puede rastrear a qué bobina se le asignó ese trabajo.

“El paso 3 es la integración del software de contabilidad o ERP que une todos sus sistemas de oficina, tienda y envío. Es tener el software en la oficina para que pueda comunicarse con ese controlador”, dice Beck. “La información se ingresa una vez y se rastrea a medida que baja a la planta y regresa, desde la emisión del material hasta el cierre del pedido en el software ERP”.

En otras palabras, puede seguir cada bobina a lo largo de su vida útil en el taller de perfilado.

Una cuestión de preferencia

El nivel de automatización sigue siendo bastante diverso en todo el mundo regional del perfilado, aunque Beck ve un interés creciente tanto en agregar controles de máquinas del mercado secundario como en integrarlos aún más con ERP y sistemas de contabilidad.

“Las empresas se dan cuenta del ahorro de tiempo”, dice Beck sobre el sistema totalmente integrado. “Ven eso, ahora estoy ingresando la información del pedido una vez y no tengo que volver a ingresar eso; ahorra chatarra, ahorra errores. Si un cliente llama y dice, necesito 10 piezas de 12 pies, y alguien ingresa en su lugar como 12 piezas de 10 pies, eso podría terminar como una gran cantidad de chatarra. Cuantas más veces tenga que ingresar información manualmente, más veces tendré la posibilidad de ingresar información incorrecta”.

Él no ve que la tendencia a la integración total cambie pronto. “Siempre habrá personas que se sientan más cómodas con algún tipo de rastro en papel, pero a medida que la generación más joven se involucre cada vez más en el negocio, querrán hacerlo completamente sin papel. Van a querer pedidos basados ​​en la capacidad de la máquina y querrán que el software tenga información sobre qué trabajos y pedidos se envían a la máquina”.

Ese es el lado de la producción, pero también se extiende al lado del inventario. De la próxima generación de propietarios de talleres de perfilado, dice: “Creo que van a querer un software integrado para el seguimiento de inventario. Van a querer que esté donde puedan ver más fácilmente su historial: ¿Qué necesito tener en stock en función de los valores históricos? ¿Qué ejecuté el año pasado, el mes pasado; cuánto material necesito pedir; ¿Qué porcentaje de aumento puedo esperar y cuánto material quiero tener disponible?”

La capacidad para hacer eso ya está disponible, el futuro es ahora, pero Beck predice que faltan 10 años para que las empresas, tanto grandes como pequeñas, lo acepten como un lugar común.

Hasta entonces, cada propietario de una empresa deberá decidir si desea o necesita una actualización del control de la máquina y cuándo. Beck dice que el primer paso es que los propietarios entiendan lo que está disponible y se sienten con los fabricantes de controles del mercado secundario para analizar las necesidades comerciales presentes y futuras. "Siempre me gusta preguntarle a un [comprador potencial] qué está haciendo hoy, cuáles son sus puntos conflictivos, sus atascos de registro, qué cosas realmente necesita mejorar o desea mejorar".

#2
Actualizaciones de software:
Integración de oficina a máquina

Como Josh Beck indicó anteriormente, la plataforma definitiva, o el Paso 3, para las empresas de perfilado es integrar completamente los sistemas de oficina y maquinaria. Esto permite que todo fluya a través de un solo sistema, desde la venta hasta el inventario, la producción y el envío, con un mínimo de ingreso manual de información.

Una de las mejores actualizaciones de software dirigida únicamente al mercado de perfilado de tamaño pequeño a mediano es Paradigm de Paragon Computing Solutions (www.goparagon.com).

Anthony Martin, gerente de desarrollo de productos de Paragon, cita un escenario de la forma típica de hacer negocios del cliente cuando busca una solución de software de integración: “Su vendedor está tomando el pedido y probablemente lo está registrando en algún tipo de sistema de contabilidad, tal vez incluso en el papel”, cuenta. “Esa información luego debe transmitirse de alguna manera a la tienda. Sin un sistema como Paradigm, por lo general eso significa que están imprimiendo pedidos en papel, llevándolos al taller y alguien ingresando la información en el software del controlador”.

La mayoría de los clientes compran el software Paradigm después de superar su antiguo software de contabilidad e inventario.

“Tenemos algunos clientes que optaron por el sistema Paradigm desde el principio, cuando comenzaron su negocio, pero más típicamente, los formadores de rollos comienzan con un programa como QuickBooks para su contabilidad, que tiene funciones de administración muy limitadas, y tal vez tener otro sistema para el seguimiento de cuotas. Pero cuando llegan a un punto crítico, cuando [esos sistemas] limitan el crecimiento de sus negocios, o cuestan mucho trabajo extra, generalmente es cuando se interesan en un sistema como Paradigm”.

Los beneficios de la automatización

Los mayores beneficios de la automatización se reducen al ahorro de tiempo y la minimización de errores.

Un sistema totalmente integrado permite que la información de pedidos e inventario se ingrese en el sistema solo una vez, muy probablemente desde una terminal de oficina. A partir de ahí, la información fluye a todas las partes restantes del proceso: al software del controlador para la producción y vuelve a salir para su uso en la facturación, el inventario y el envío. Martin explica cómo se logra eso.

“Una vez que se finaliza un pedido, el vendedor lo libera y el pedido pasa a producción. Si la empresa que ejecuta Paradigm tiene equipos con los que puede interactuar (como Connex de Beck Automation, Eclipse de AMS Control u otros), esa orden iría directamente al controlador de la máquina.

“Una vez en la máquina”, continúa Martin, “el operador debe tener todo lo necesario para producir el panel o la moldura”.

También hay un sistema de actualización de inventario incorporado. “Así que tendría su inventario de bobinas en Paradigm”, dice Martin. “Cuando produzca el panel, se actualizará cualquier cantidad de inventario que se haya utilizado de esa bobina. Esa cantidad también se resta de la bobina y el costo se contabiliza asociado con ese pedido”.

El software Paradigm no reemplaza el software del controlador. De hecho, se requiere que el software del controlador esté listo para una integración completa; la información de Paradigm se transmite al software del controlador.

Actualmente, Paradigm se integra con los controladores de Beck Automation y AMS Controls, y las cortadoras y plegadoras de SWI Machinery. Ahora en la etapa de desarrollo está la integración con las carpetas Variobend.

Antes de la instalación, la empresa necesita servidores y estaciones de trabajo basados ​​en Windows para todos los empleados que lo utilicen, y conectividad de red entre las estaciones de trabajo y los servidores, y conectividad con el software del controlador.

Si bien el sistema estándar integra la producción, se pueden agregar módulos de contabilidad e inventario en Paradigm para un portal de clientes y envíos.

Integración de programas de dibujo.

Los diseños personalizados son cada vez más populares en la industria del perfilado y Paradigm tiene un programa de diseño de molduras que permite a un vendedor crear diseños personalizados sobre la marcha, con cálculos de costos vinculados al dibujo final. Es particularmente beneficioso cuando se crean molduras con un perfil único. “El vendedor puede dibujar la moldura directamente en la pantalla frente al cliente, y el sistema registra el perfil, la cantidad de metal necesaria para ese perfil y puede calcular un precio basado en ese dibujo. Y ese dibujo seguirá ese pedido hasta el piso de producción para ser producido y también para el envío”, dice Martin.

Muchos de los clientes de Paragon son clientes de post-estructuras y estructuras de acero de poca altura que utilizan programas de diseño de edificios de terceros como Construction Maestro, Post-Frame Manager o SmartBuild. Esos pueden incluirse en la integración de Paradigm.

“Entonces, el cliente de un perfilador puede usar software como SmartBuild al diseñar un edificio y eso, por supuesto, producirá una lista de materiales de todos los paneles y todo lo demás que se incluye en el edificio”, dice Martin. “Nuevamente, si está interconectado con la formadora de rollos, potencialmente alguien podría hacer un dibujo en 3D del edificio, y con un par de clics, esa lista de materiales puede estar en el sistema como un pedido. Con otro clic puede estar en la formadora de rollos y se puede producir el metal para ese edificio”.

Historia en la industria del perfilado

Paradigm Computing Systems, LLC tiene raíces profundas en el mundo de la formación de rollos para la construcción. Es una escisión de AB Martin Roofing Supply, LLC, que originalmente compró software de la empresa Paragon para personalizar su propio sistema de contabilidad. Eventualmente, AB Martin compró la compañía y se dedicó a perfeccionar el software para su uso en perfilado.

“Había algunos otros formadores de rodillos que también buscaban sistemas en el mercado y no encontraban nada que realmente satisficiera sus necesidades”, dice Martin. “Así que hubo algunos que se incorporaron temprano, cuatro o cinco empresas, que formaron parte del proceso de desarrollo. Ejecutaron el software en los primeros días y, en cierto sentido, ayudaron a mejorarlo hasta que llegó al punto de que era un producto que cumplía con las necesidades de una variedad de formadoras de rodillos”.

Debido a su historia, el aprendizaje del software se ha hecho de manera intuitiva para hablar con los operadores de perfilado y optimizado para el tipo de productos que venderá una perfiladora.

“Una vez que se configura el sistema, es bastante fácil capacitar a los usuarios porque está diseñado para esa industria y usa terminología con la que están familiarizados”, dice Martin. “Si vienen de otro paquete de software, no es difícil. Si no tienen experiencia previa en software, es más un obstáculo”.

La fase de preparación es la más desafiante para las empresas. “Por lo general, es una progresión por la que pasa un cliente”, dice Martin. “Es un gran cambio desde el principio, experimentan un poco de agitación, pero luego comienzan a abordar áreas muy pequeñas y específicas que con el tiempo pueden sumar muchos beneficios: precisión en los pedidos, niveles de producción y simplemente tener la capacidad de tener una visión de todo su proceso.”

Martin relata una serie de conversaciones que tuvo con un cliente de Paradigm.

“No mucho después de comenzar a usar el software Paradigm, comentó que si tenía que volver a hacerlo, no estaba seguro de hacerlo porque era un gran cambio para ellos. Hablé con él más recientemente y me dijo, hemos pasado del punto de no estar seguros si tomamos la decisión correcta, a estar muy contentos de haberlo hecho”.

El cambio no es fácil para la mayoría de las empresas, por lo que a menudo significa llegar primero a un punto de inflexión. Martin dice que generalmente se encuentra con un dueño de negocio “cuando está muy frustrado con sus procesos actuales y es hasta el punto en que está perdiendo negocios o satisfacción del cliente porque ya no puede cumplir con las expectativas de sus clientes. Se dan cuenta de que para ir más allá y seguir creciendo, necesitan sistematizar”.

Es una frustración que experimentan cada vez más formadores de rodillos a medida que continúa la popularidad de la construcción metálica. “Desde el punto de vista de la automatización, preveo que la demanda de sistemas conectados, sistemas que se comunican y comparten datos, continuará”, cree Martin. “En general, existe la expectativa de que solía ser un lujo o algo bueno, pero ahora se está volviendo más una suposición de que este sistema se incluirá”.

#3
Adquisiciones en línea: Metal Goes
Estilo Amazonas

Es una situación en la que probablemente te hayas encontrado: tienes un cliente que busca una respuesta rápida, pero no tienes los materiales y no puedes conseguirlos a tiempo. O bien, ordenó demasiado de lo incorrecto y ahora tiene un exceso de materiales sin usar; quiere deshacerse de él para liberar espacio y capital.

John Armstrong comprendió de primera mano las frustraciones de los compradores y vendedores en la industria de la construcción metálica y buscó hacer algo al respecto. Desarrolló la primera plataforma al estilo de Amazon para comprar y vender bobinas de metal y otros materiales industriales en línea. Llamado Reibus International (www.reibus.com), es un chico nuevo en el bloque de Internet, abrió sus puertas en mayo de 2018 pero ya ha tenido éxito en llenar un vacío en la industria de adquisiciones.

Jon Haley se unió a la empresa poco después de su lanzamiento para gestionar las ventas, y explica que el canal de la cadena de suministro en la industria metalúrgica se ha estancado durante mucho tiempo entre los largos plazos de entrega en la acería frente a la demanda de los clientes que cambia más rápidamente. Tratar de predecir la demanda siempre ha sido un objetivo en movimiento, lo que resulta en que los materiales se atasquen en el almacenamiento y pidan compradores.

“La industria metalúrgica en particular es muy arcaica en la metodología y en la forma en que obtiene el material”, dice. “Simplemente no ha evolucionado como lo han hecho muchas industrias. He estado en esto la mayor parte de mi vida, así que también tengo la culpa. No ha habido mucha innovación”.

Tanto Haley como Armstrong trabajaban para la misma división de una empresa que ahora se llama Omnimax y veían los desequilibrios a diario. “Para la división, yo dirigía las ventas y John dirigía la gestión de la cadena de suministro. Su oficina estaba al lado de la mía y lo escuchaba frustrarse con la industria”, dice Haley. “Teníamos 20 plantas para mantenerlas operativas, pero obtener pronósticos de nuestros clientes y de mi equipo de ventas fue un gran desafío. John compraba millones de toneladas de acero y aluminio al año (era uno de los mayores compradores del país en nuestro espacio) e incluso él no podía corregir significativamente las ineficiencias inherentes”.

Haley dice que las semillas se plantaron así para que Armstrong buscara una mejor manera para que la industria metalúrgica gestionara las adquisiciones.

La idea germinó durante unos 10 años. El momento perfecto para lanzar una alternativa en línea coincidió con las mejoras tecnológicas y la creciente aceptación de los consumidores para comprar en línea. “No creo que hubiera despegado como lo hizo hace seis u ocho años. No creo que la tecnología estuviera ahí todavía, y no creo que la gente se sintiera tan cómoda entonces como ahora comprando cosas en línea”, dice Haley, y agrega: “Y ahora que tenemos a esta generación más joven de millennials asumiendo posiciones de autoridad, quieren hacer negocios de manera muy diferente a un gerente mayor como yo. Estos compradores más jóvenes preferirían no ir a almorzar con el representante de ventas; quieren tener rápidamente todos los datos frente a ellos y realizar transacciones en línea. Reibus les da la capacidad de hacer eso”.

Compras en línea con un toque industrial

Si bien a menudo se comparan con eBay o Amazon de la industria de los metales industriales, existen algunas diferencias importantes. A diferencia de Amazon, Reibus no mantiene almacenes. “Tenemos muy pocos gastos generales. Nuestros gastos generales son la tecnología y las personas”, dice Haley.

Otra diferencia: Reibus tiene un equipo de ventas que vende listados activamente para sus clientes, a diferencia de un sitio pasivo como eBay, donde nadie promociona su producto por usted.

El equipo de Reibus habilita la plataforma como una herramienta simple donde se enumeran los materiales para comprarlos, venderlos y enviarlos de forma rápida y anónima.

“Todo en nuestro sistema es anónimo y muy seguro”, dice Haley. “Utilizamos Amazon Web Services en segundo plano. Es el software más seguro y comprobado que existe. Hay cientos de jugadores en todo el espacio de distribución, centros de servicio muy grandes, algunos centros de servicio pequeños y, en el pasado, si tenían problemas con el inventario o tenían dificultades para encontrar un artículo, lo último que harían hacer es levantar un teléfono y llamar a uno de sus competidores. Ahora les damos acceso a todos los jugadores del segmento: están contentos de haberse deshecho del exceso de inventario y el comprador está contento porque obtuvo lo que necesitaba cuando lo necesitaba”.

Uso de tecnología familiar para los usuarios

Aprovechar la tecnología que ya existe en el canal del consumidor simplifica el proceso real. Se ofrece un panel de información a un comprador potencial, incluidos los datos de precios y especificaciones necesarios para tomar una decisión de compra inmediata. Los compradores pueden hacer una oferta por cualquier artículo que les interese y el vendedor tiene la capacidad de aceptar o contrarrestar esa oferta. Si bien los compradores y vendedores permanecen en el anonimato, la certificación del molino permanece con el metal, lo que garantiza que la garantía del molino se transfiera al comprador.

Reibus se encarga de la logística de envío y calcula la tarifa de flete instantáneamente al finalizar la compra en función de su dirección de envío. Los conocimientos de embarque ciegos aseguran que puede comprar a un competidor sin repercusiones. Nadie es más sabio, ni el comprador, ni el vendedor.

Se venden tres niveles de material: las materias primas son materiales nuevos y frescos que salen directamente de las instalaciones de producción; Excess Prime, también es materia prima con garantía, pero puede haber estado en algún lugar durante algunos meses o más; El material secundario puede ser material dañado, como óxido blanco o daños en los bordes. Todos están claramente indicados para que el comprador conozca la categoría antes de la venta.

“Realmente lo vemos como una plataforma que todos en la industria pueden usar, ya sea un centro de servicio, un laminador, un distribuidor, un molino u otro fabricante OEM”, dice Haley. “Nuestra plataforma es un administrador de compras profesional. La tecnología le permite ver miles de listados de productos al instante en comparación con el antiguo método de hacer 15 llamadas telefónicas para encontrar el mejor precio”.

Solo reibúselo

La compañía espera acuñar un eslogan o eslogan de marketing como "Just Reibus It".

“Queremos que la primera inclinación de la gente por la mañana, cuando estén mirando sus inventarios, se suba a Reibus para ver qué tienen disponible”, dice Haley.

Todos los compradores son bienvenidos, grandes o pequeños, ya sea que compre una bobina o un camión completo.

Haley se apresura a señalar que no son un reemplazo para el proveedor tradicional de bobinas o metal, y no son su competencia, sino otra herramienta en la caja de herramientas. “Simplemente queremos facilitar a los compradores y vendedores dentro del espacio industrial. Esa es nuestra misión”, dice.

“Productores, distribuidores y comerciantes, y fabricantes, todos tienen diferentes necesidades y cómo el sitio web de Reibus puede ayudarlos”, continúa Haley. “Alguien me dijo que somos una extensión de su equipo de ventas; le ha dado acceso a nuevos clientes de forma gratuita. Así que actuamos casi como un agente para él.

“He tenido distribuidores o centros de servicio que dicen que les ayudamos a mejorar su volumen de negocios, les ayudamos a reducir su inventario.

“Pero una de las cosas que estamos encontrando, y esto es realmente una agradable sorpresa, cuando establecimos la empresa, esperábamos tener dos grupos diferentes: vendedores por un lado y compradores por el otro. Lo que estamos encontrando, especialmente los centros de servicio, están tanto comprando como vendiendo. Entonces, en un extremo del espectro, los estamos ayudando a reducir su inventario, mejorar sus tasas de rotación y, en algunos casos, mejorar su poder adquisitivo en el molino porque sus tasas de velocidad están aumentando”.

En muchos casos, el plazo de entrega de 4 meses para la bobina se ha evaporado. “Cualquier cosa en nuestro sitio web está lista para enviarse, está en algún lugar de una instalación”, señala.

La empresa está encontrando rápidamente su nicho. En menos de dos años, 12 empleados se han unido a Armstrong y Haley espera 20 empleados para el primer trimestre de 1, principalmente en ventas. Ahora cuenta con la participación de inversionistas en Nueva York y Silicon Valley para ayudar a financiar nuevas metas y crecimiento.

“El potencial de mercado es tremendo. … Estimamos que solo en América del Norte, la industria de metales fabricados es de $ 280 mil millones. Si solo obtenemos una pequeña parte de esas transacciones, somos una empresa muy grande muy rápidamente. Y eso es todo lo que queremos ser. No quiero reemplazar lo que hacen los molinos; No puedo. No quiero reemplazar lo que hacen los centros de servicio; No puedo. Solo quiero suavizar los picos y valles de la cadena de suministro”. RF

Nota del editor: tanto Josh Beck como Jon Haley realizarán presentaciones en el Construction Rollforming Show. Mostrar información comienza en la página 29 de esta edición.